Fraudes contábeis: Conheça os três casos mais comuns do uso da contabilidade criativa

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Odebrecht, OAS, PT, PSDB, PMDB, Brasil, políticos etc. tem uma coisa em comum, o uso da contabilidade criativa para realizar fraudes contábeis e desviar bilhões de reais dos cofres públicos.

A fraude contábil é o ato intencional ou de má fé, realizado nas declarações contábeis com o intuito de beneficiar uma pessoa ou um grupo específico.

A grande diferença entre o erro e as fraudes é justamente a ciência ou intenção do ato falho. No erro contábil normalmente vem de um descuido ou da ignorância no assunto em discussão.

Nesse contexto de fraudes contábeis, identificamos que o termo “fraude” está banido das empresas e dos escritórios de contabilidade sendo mais comum ouvir a palavra contabilidade criativa.

É muito comum ouvir brincadeiras entre amigos e contadores que chamam um ao outro de: mago da contabilidade, mágico dos números, artista contábil etc.

Claro que tirando a brincadeira de lado, todo dia a gente escuta nas reportagens sobre casos de manipulação de caixa 2, fraudes em licitações etc.

Vamos listar aqui os três casos mais comuns do uso da contabilidade criativa para realizar fraudes contábeis:

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Caixa pequeno

O caixa pequeno ou também chamado de fundo fixo é uma subdivisão do caixa geral da empresa para pagamento de pequenas despesas de uma área ou filial.

Normalmente o saldo de caixa nos relatórios contábeis  estão registrados em uma ou mais contas, dependendo da necessidade operacional.

Há basicamente dois tipos de controle dessa conta: fundo fixo e caixa flutuante.

 

Fundo fixo

Nesse sistema normalmente não existe problemas de controle ou classificação contábil.

O responsável recebe um valor fixo para cobrir seus gastos durante um período de tempo. Só há ressuprimento desse fundo quando o responsável presta conta do valor recebido anteriormente.

 

Caixa flutuante

Como o próprio nome sugere, nesse sistema ocorrem tanto pagamentos como recebimentos em dinheiro.

Nesse sistema podem ocorrer maiores problemas de controle e classificação contábil.

Normalmente, nessa conta não transita somente dinheiro, mas direitos a receber (cheques a compensar, adiantamentos de viagens etc), o que eleva o grau de risco de controle dessa conta.

 

Independente da forma de controle escolhida, a fraude normalmente ocorre na prestação de conta dos gastos.

Quem nunca em uma viagem, ao pedir o cupom fiscal depois de um lanche ouviu a pergunta: “Qual o valor do cupom?”.

Diante disso, os três comprovantes mais utilizados para a prática da fraude são: táxi; alimentação e material de informática.

Para os três casos podem ser feita uma análise mensal da variação desses gastos. Normalmente o fraudador segue uma curva ascendente de volume fraudado.

Conforme os meses passam, fica claro o aumento nesses gastos sem justificativa. Já a prevenção pode ser feita das seguintes formas:

 

Táxi

Podem ser feitas parcerias com cooperativas com faturamento mensal e o uso do gasto aprovado por um terceiro independente dentro da empresa.

Existem também diversos aplicativos que comprovam o uso do táxi, a distância percorrida e o valor total.

 

Alimentação

Prática comum entre as empresas é fixar um valor diário de alimentação independente do valor gasto e o uso de cartões pré-pagos.

 

Material de informática

Os materiais podem ser justificados e comprovados com NF porém  há a necessidade da confirmação do desvio desse material.

Em base amostral, o teste de inspeção física é saudável para coibir qualquer prática de desvio de materiais.

 

 

Bancos

banco - Fraudes contábeis: Conheça os três casos mais comuns do uso da contabilidade criativa

 

As contas contábeis de banco ficam classificadas na área de Disponíveis de um Balanço Patrimonial (BP).

Nelas são refletidas todas as movimentações ocorridas nos extratos bancários. Essas contas servem como norte para se contabilizar os eventos econômicos de um BP, já que temos uma informação de terceiro totalmente confiável.

Existe um ditado muito usado entre os contadores: “O extrato não mente”.

Apesar do extrato bancário nunca mentir, essa conta não está livre de fraudes contábeis.

Os noticiários estão repletos de reportagens sobre esse assunto, muitos voltados para a fraudes contábeis no uso do banco na internet.

Vou expor duas práticas de fraude comuns para empresas: tarifas indevidas e cartão corporativo.

 

Tarifas indevidas

As tarifas bancárias são cobradas em contraprestação a um serviço extra, prevista em contrato.

Os gerentes bancários normalmente têm metas muito agressivas nas vendas desses serviços e muita das vezes acabam cobrando tarifas por serviços não prestados.

A única maneira de mitigar e prevenir esse tipo de fraude é a aplicação da ferramenta de conciliação bancária.

O objetivo da conciliação é justamente identificar e corroborar todas as entradas e saídas ocorridas no extrato bancário.

 

Cartão corporativo

Algumas empresas adotam os cartões de débito corporativo com o intuito de acelerar algumas pequenas compras.

Essa prática tem um controle extremamente frágil o que aumenta e muito o risco de distorção. Além do uso com má fé do usuário do cartão pode ocorrer também a clonagem do cartão.

A conciliação junto com a análise da prestação de contas dos gastos com cartão são medidas suficientes para detectar uma possível fraude nesse processo.

 

 

Compras

compras

O berço da fraude na Petrobrás se deu na gerência de compras e abastecimento, principalmente no desenvolvimento e compra de novas plataformas e refinarias.

O esquema era como outro qualquer, compras superfaturadas eram efetuadas e a distribuição da propina acontecia no fornecedor contratado.

Mas aí vem a pergunta: Por que esses superfaturamentos não refletiam no resultado da empresa?

A resposta é simples, as compras superfaturadas eram de ativos da empresa (caso mais conhecido foi a refinaria de Pasadena) e como bons contadores que somos, sabemos que compras de ativo vão para o resultado através da depreciação.

Quando começou os indícios de fraude nessa área da Petrobrás, naturalmente a auditoria na época se viu obrigada a aplicar o Impairment Test (CPC 01 – Teste de recuperabilidade de ativos) e o resultado não foi surpresa alguma: uma perda de aproximadamente 50 bilhões de reais em 2015.

Essa perda representa que os ativos estavam supervalorizados por conta do superfaturamento nas aquisições. Deixando de lado o imbróglio político, casos como esse são comuns dentro das empresas.

Os principais indícios são: não compatibilidade de bens entre a função do comprador com seu salário; ou compras sem formalizações de cotações.

 

As principais formas de mitigar as práticas de fraudes contábeis em compras são:

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Aplicação de um workflow de compras com todas as etapas aplicáveis do processo: Solicitação de compras; Cotação; Alçadas de aprovação; e Ordem de Compra;

Na NF enviada pelo fornecedor deve conter o número da ordem de compra para facilitar a conferência no recebimento;

A segregação de funções tem que ser aplicada, quem compra não recebe, que por sua vez não paga e também não registra na contabilidade. Quando acontecer algum acumulo de função citados acima, o risco de desvio aumenta;

O teste de inspeção física é saudável ser feito esporadicamente e de forma amostral. Serve de forma educativa e coercitiva.

O risco de fraudes contábeis sempre vai existir, as medidas cabíveis são para diminuir esse risco para quase zero.

As fraudes mais complexas que envolvem mais de uma pessoa são mais difíceis de ser detectadas e naturalmente aumentam o risco de desvio.

 

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Artigo escrito exclusivamente para a ContabilNews. É permitido a divulgação, desde que o link (URL) e a fonte (ContabilNews) sejam mencionados.

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